Regulamin zajęć językowych – zajęcia indywidualne
Specyfika zajęć językowych — wiązanie się z pojedynczymi Klientami na dłuższy czas — powoduje konieczność zabezpieczenia płynności swoich przychodów i przewidywalności grafiku poprzez regulamin zajęć językowych. To jedyna forma współpracy, która nas realnie chroni, bo niestety umowy ustne nie zawsze się sprawdzają, a jeżeli działalność jest naszym (głównym) źródłem dochodów, to problem staje się jeszcze bardziej dotkliwszy.
Przedstawiam poniżej punkty, o których warto pomyśleć przy tworzeniu regulaminu zajęć językowych. Oczywiście możesz zdecydować, że podpisywanie umowy z Kursantami nie jest dla ciebie czymś koniecznym, bo na przykład powoduje, że relacja nabiera formalnego charakteru, którego wolał_byś uniknąć. Jednak i w takiej sytuacji
ważne jest nadanie ram twojej działalności poprzez przedstawienie Kursantowi, w jaki sposób wygląda współpraca z tobą i jakich reguł będziecie podczas niej przestrzegać.
Pamiętaj jednak, że w sytuacji problemowej, z prawnego punktu widzenia, bez podpisanej masz bardzo niewielkie (prawie zerowe) szanse na dochodzenie swoich praw (jak na przykład zaległa zapłata).
Jakie dane powinny być w umowie?
Z jednej strony to oczywiście dane twoje i twojej działalności. Jeśli chodzi o dane Kursanta, dla Twojej wygody, poza imieniem i nazwiskiem, warto mieć kontakt mailowy (do przesyłania materiałów) i telefoniczny (na wypadek konieczności kontaktu tuż przed zajęciami lub braku odpowiedzi mailowej) — o tym nie zawsze pamiętamy, gdy dostajemy zgłoszenia na kurs internetowo. Jeśli chcesz podpisać regulamin zajęć językowych w pełni ważny z prawnego punktu widzenia, potrzebujesz jeszcze adres, numer pesel i numer dowodu osobistego.
Odwoływanie zajęć
Jeden z najgorętszych i najważniejszych tematów u lektorów językowych. Zastanów się, jak dużej przewidywalności w grafiku potrzebujesz. Praktyki są różne — niektórzy przyjmują częściową zapłatę za odwołanie zajęć w ostatniej chwili (a co dla ciebie oznacza w ostatniej chwili? W tym samym dniu, 24 godziny wcześniej, 48 godzin wcześniej? A może i takie wyprzedzenie jest dla ciebie za małe?), niektórzy, w tym ja, przyjmują pełną odpłatność za takie zajęcia.
Kolejne pytanie brzmi — jak często możesz zgodzić się na odwołanie zajęć? Czy można odwołać każde zajęcia, czy chcesz ustawić limit, na przykład 2 odwołań w ciągu półrocza. Niektórzy rozliczają się poprzez pakiety zajęć (ja też mam to w swojej ofercie, ale zazwyczaj Kursanci rozliczają się ze mną z miesiąca na miesiąc) i wtedy można odwołać jedne zajęcia z pakietu na przykład 10 lekcji.
Dalej — co z odwołanymi zajęciami? Czy one po prostu przepadają, czy chcesz, by były odrabiane? To ważne z punktu widzenia przychodów, bo jeśli każdy odwoła jakieś zajęcia w danym miesiącu, to twoje przychody zmniejszają się w znacznym stopniu. Zastanów się więc, czy jeśli nagle twój dochód obniży się o 20-30% (a w miesiącach urlopowych i świątecznych bywa i więcej), to wciąż będzie to dla ciebie w porządku i czy spokojnie opłacisz wszystkie koszty działalności i utrzymasz się z tego.
Jeśli zaś decydujesz się na odrabianie, to czy znajdziesz na to realnie czas? To zazwyczaj wiąże się z dłuższym czasem pracy, podczas gdy innego dnia nagle wypadło ci okienko, z którego zbytnio nie udało ci się skorzystać.
Specyfika pracy lektora/nauczyciela wymaga dość dużej elastyczności, ale do jakiego stopnia — to już twoja decyzja. Oprócz życia zawodowego mamy również sferę prywatną, dlatego dostępność przez kilkanaście godzin dziennie, ciągłe zmiany grafiku i nieprzewidywalność finansowa nie powoduje, że możemy o nie w pełni zadbać, dlatego uważam, że ważne jest, by postawić w tych kwestiach jasne granice.
Sytuacje losowe
Niektórzy dopuszczają możliwość w regulaminach zajęć językowych tzw. sytuacje losowe, kiedy Kursant może odwołać zajęcia w ostatniej chwili z przyczyn od niego niezależnych (jak wypadek, nagła choroba dziecka itd.). Ja w swojej działalności nie mam już takiej możliwości, ponieważ często docierałam z Kursantami do pytania: „co oznacza sytuacja losowa”? Problem w pracy, opóźnienie tramwaju, problem z łączem internetowym, atak migreny — wszystko to może być uznane za sytuacje losowe, ale w momencie, gdy czekasz na kogoś z przygotowanymi zajęciami nie ma to większego znaczenia. Kiedy później płacisz rachunki, płacisz składki ZUS, opłacasz lokal, utrzymujesz siebie i rodzinę, nie ma dla ciebie zbytniego znaczenia powód odwołania, bo twój czas był dla kogoś zarezerwowany i nie miał_ś możliwości wykorzystania go zarobkowo w inny sposób. Nie wspomnę już o tym, że czasami zdarzały się osoby, które miały wyłącznie wypadki losowe i z umówionych 4 zajęć w miesiącu udało nam się zrealizować godzinę lub dwie.
Zajęcia odwołane z twojej winy
Może wydarzyć się tak, że nie będziesz w stanie pojawić się na zajęciach — pomyśl, jak chcesz to rozwiązać. Czy zajęcia po prostu wtedy przepadają, czy je odrabiacie? Jak z płatnością za nie? Ja w takich sytuacjach oferuję zajęcia gratis — ponieważ mam dość restrykcyjny system odwołań, mam też szacunek do zarezerwowanego czasu przez moich Kursantów i rozumiem, że może być frustrujące czekać na kogoś, kto w ostatniej chwili się nie pojawia. Nie zdarzyła mi się taka sytuacja chyba nigdy przy zajęciach stacjonarnych, bo dni z takimi lekcjami mam dużo sztywniej rozplanowane i pojawiam się w biurze znacznie wcześniej. Przy zajęciach online zdarza mi się konieczność odwołania w ostatniej chwili średnio raz na pół roku, dlatego w ramach przeprosin proponuję nieodpłatność za kolejne zajęcia.
Termin zajęć
Określ, czy zajęcia odbywają się o stałej godzinie w dany dzień, czy tylko z pewną częstotliwością (na przykład raz na tydzień, raz na dwa tygodnie).
Forma płatności
W regulaminie zajęć językowych powinna także znaleźć się forma płatności (obecnie lektorzy najczęściej przyjmują wpływy na konto bankowe) i czy płatność ma dotrzeć do ciebie w określnym czasie, jako pakiet, za miesiąc z góry, czy na koniec miesiąca. Ja polecam przyjmować płatności przed zrealizowaniem zajęć, by nie znaleźć się w niemiłej sytuacji, w której musisz przypominać/prosić o przelew za pracę, którą wykonał_ś albo masz wątpliwość, czy on w ogóle dotrze.
Zawieszenie zajęć
Niektórzy ujmują w swoich regulaminach zajęć językowych możliwość zawieszenia zajęć na pewien określony czas, najczęściej około 3-6 tygodni. Co to oznacza dla ciebie w praktyce? Albo trzymasz miejsce, które jest zarezerwowane dla kogoś, ale ty za nie nie zarabiasz, albo znajdujesz kursanta na krótki kurs (konwersacje, przygotowanie do egzaminu lub jeszcze coś innego). Ja już nie decyduję się na taką możliwość, ponieważ jest to trudne organizacyjnie i tak naprawdę nie ma gwarancji, że Kursant po tej przerwie wróci. Obecnie w taki sytuacjach informuję, że jest możliwość wznowienia zajęć, ale nie gwarantuję, że po przerwie będzie wolne miejsce, a już szczególnie na umówioną wcześniej porę. Z moich doświadczeń wynika, że jeśli ktoś już decyduje się na „zawieszenie”, to rzadko wraca, dlatego takie deklaracje traktuję z przymrużeniem oka.
Okres wypowiedzenia
Kursant decyduje się na zakończenie współpracy — dla ciebie oznacza to wolne miejsce w grafiku. Z jakim wyprzedzeniem chciał_byś o tym wiedzieć? Zazwyczaj w praktyce nauczyciele decydują się od tygodnia do miesiąca okresu wypowiedzenia. Ja uważam, że dobrze jest ten okres zabezpieczyć w regulaminie zajęć językowych, także z punktu widzenia procesu nauki — masz okazję, by sensownie zamknąć go, zrobić podsumowanie, zebrać feedback, wrócić do zagadnień, które z twojego punktu widzenia są ważne i chcesz, by Kursant wyszedł z nimi z twojego kursu. A ty przede wszystkim masz okazję przygotować się na ewentualny chwilowy spadek dochodu.
Regulamin zajęć językowych czy umowa powinny być podpisane w dwóch egzemplarzach, przy zajęciach online nie ma konieczności wysyłania ich pocztą, wystarczy, że prześlesz je mailowo w nieedytowalnej formie (PDF) i dostaniesz zwrotnie odpowiedź z akceptacją (wystarczy hasło „akceptuję”). I gotowe 🙂
Jeśli potrzebujesz indywidualnie poszukać rozwiązań dla twojej działalności, nie wiesz, jak wprowadzić zmiany czy masz opory przed stawianiem granic swoim Kursantom — zapraszam cię na indywidualne spotkanie ze mną. Wspólnie wypracuje rozwiązania tylko dla ciebie, pomogę ci odkryć i egzekwować to, czego potrzebujesz.
Co ważne — jestem psychologiem, nie prawnikiem. Jeśli więc potrzebujesz gotowych rozwiązań czy pomocy w skonstruowaniu regulaminu zajęć językowych z prawnego punktu widzenia, nie jestem w stanie udzielić ci w pełni rzetelnej pomocy.
Mam nadzieję, że wpis był dla ciebie przydatny!
Z pozdrowieniami
Kasia